Verslo našumas, darbuotojų produktyvumas priklauso nuo visų Jūsų įmonės procesų. Natūralu, jog kuo viskas sklandžiau vyksta, tuo geresni rezultatai pasiekiami. Tačiau šiomis dienomis pastebima, kad organizacijos vis dar naudoja pasenusius modelius, dėl kurių verslo procesų valdymas ne toks veiksmingas, o dėl to ne visada įvykdomos visos užduotys, pasiekiami ne visi užsibrėžti tikslai. Laimei, tai problema, kurią tikrai galima išspręsti. Tereikia automatizuoti šiuos procesus įsidiegiant atitinkamą, tam skirtą programinę įrangą. Svarbiausia – tai, kad ji naudinga ne tik norint pagerinti visus įmonės procesus.
Kas yra elektroninis procesų valdymas?
Kalbant paprastai, tai – programinė įranga, kurią naudodami galite automatizuoti ir aprašyti visus savo verslo veiklos procesus. Viskas, kas vykdoma organizacijoje, apjungiama į vieną sistemą skaitmeninėmis formomis, „MS Office“ arba kitokiais dokumentais. Taip visiškai automatizuojamas visas dokumentų ruošimo bei tvarkymo ciklas, nuo jų atsiradimo iki išsaugojimo bei platinimo.
Patogu tai, kad Jūsų darbuotojai gali sužinoti apie senus ir naujus procesus, perskaityti jų aprašymus per savitarnos langą. Čia juos galima ne tik inicijuoti, bet kartu ir stebėti jų eigą, matyti reikiamą dokumentaciją. Apie šią sistemą daugiau sužinoti galite čia. O dabar metas apžvelgti jos pranašumus.
Didesnis produktyvumas
Tokia programinė įranga padeda organizacijai sukurti tvirtus pagrindus visiems joje vykdomiems procesams (pirkimas ir pardavimams, personalo valdymui, kokybės patikrai ir pan.). Visa veikla kruopščiai dokumentuojama, stebima ir atitinkamai tvarkoma, struktūruojama. Todėl nenuostabu, jog kai jie supaprastinami ir susisteminami, jie įvykdomi žymiai greičiau ir su mažiau klaidų – procesų efektyvumas padidėja.
Taip pat nuolatos atliekama procesų analizė užtikrina tik reikiamų užduočių vykdymą. Darbai, kurie nėra naudingi įmonei, lengvai identifikuojami ir pašalinami, o tai lemia bendrą produktyvumo padidėjimą.
Greitesnė reakcija organizaciniu mastu
Tinkamai pritaikius procesų valdymą organizacijoje, komandos tampa žymiai lankstesnės pokyčiams. Jos nuosekliai supažindinamos su joms paskirtais procesais, todėl gerai supranta, kodėl atlieka tam tikras užduotis. O kai procesai perprantami, paaiškinti darbuotojams, kodėl reikia atlikti vienokį ar kitokį pakeitimą tampa lengva užduotimi.
Taip nesudėtingai nukreipsite personalą į reikiamą pusę, nes procesų planas tikslus. Bet kokius pakeitimus galite greitai pritaikyti organizaciniu mastu, be jokio didesnio pasipriešinimo ar nesupratimo. Verslas, lankstus pokyčiams, labai stiprus.
Šią ypatybę sustiprina ir galimybė prisijungti prie sistemos bet kur ir bet kada – tereikia interneto ryšio. Taigi, užduotys gali būti atliekamos „čia ir dabar“, išvengiant darbų strigimo, neatitikimų ir tiesiog suteikiant galimybę patogiai dirbti visiems – nuo programuotojo biure iki pardavėjo užsienio komandiruotėje ar kliento statybų aikštelėje.
Mažiau klaidų
Naudojant elektronines lenteles ar laiškus klaidos beveik neišvengiamos. Tokiomis priemonėmis sunku užtikrinti, kad aktualūs duomenys būtų nuolatos atnaujinami, ypač, jei nepaskiriama už tai atsakingų žmonių.
Pritaikius automatizuotą procesų valdymą, klaidų tikimybė ženkliai sumažėja. Taip yra dėl dviejų priežasčių:
- viskas atliekama vienoje centralizuotoje sistemoje, kompiuterio,
- visi su tuo susiję darbuotojai informuojami apie užduotis ir jų terminus.
Be to, sistemoje lengviau pastebėti problemines procesų vietas, strigimus ir klaidas. Neatitikimams pataisyti prireikia tik kelių mygtuko paspaudimų.
Mažesnis mikrovaldymo poreikis
Nors mikrovaldymas padės atlikti vieną ar kitą užduotį tuo momentu, ilgainiui jis įmonei tampa žalingas. Iššvaistoma per daug laiko koordinuojant vienos ar kitos komandos darbą, kai jis gali būti išnaudojamas geriau. Viena pagrindinių priežasčių, kodėl vadovai linkę tai daryti, yra dėl to, kad jie tiesiog siekia sumažinti darbuotojų klaidas.
Su atitinkama programine įranga pašalinamas mikrovaldymo poreikis. Visas personalas aiškiai ir kruopščiai dokumentuoja savo atliekamą veiklą. O kai ateina laikas įvykdyti tam tikrą užduotį, jie ją atlieka be poreikio prašyti pagalbos, nes visa reikiama informacija patogiai prieinama sistemoje.
Kontroliuojamas duomenų prieinamumas
Tam, kad personalas galėtų efektyviai dirbti, jiems reikalinga prieiga prie duomenų iš įvairių šaltinių. Bet tai juk nereiškia, kad jiems reikia prieiti prie visko. Tokia laisvė gali kelti didelę grėsmę saugumui, net jei spraga paliekama nesąmoningai, nepiktybiškai.
Automatizuota procesų valdymo programinė įranga – puiki priemonė norintiems palaikyti balansą tarp duomenų pertekliaus ir jų nepakankamumo. Jūs laisvai galite kontroliuoti visos informacijos, konkrečių failų prieigą, paslėpti itin jautrius dokumentus. Čia galite skirstyti vartotojus į grupes pagal komandas ir valdyti, ką jie mato, ko ne ir kokius duomenis gali redaguoti.
Kompanijos, pasirinkusios automatizuoti verslo procesus, iš esmės žengė itin svarbų žingsnį link verslo klestėjimo. Kai veiklos našumu, galimomis klaidomis, darbuotojų informavimu pasirūpina sistema, nebelieka nieko daugiau, tik skirti didžiausią dėmesį įmonės siekiams įgyvendinti ir aktualiems klausimams spręsti. Svarbiausia, kad šią programinę įrangą tikrai įmanoma įdiegti ir perprasti kiekvienam naudotojui, tereikia skirti šiek tiek laiko mokymams ir esamų procesų optimizavimui.
Esu Jovita, viena iš laikas.lt straipsnių autorių. Jau nuo mažens mėgstu gaminti ir džiaugiuosi, kad mama leido eksperimentuoti virtuvėje. Mėgstamiausi patiekalai, be abejonės, desertai. Taip pat mėgstu „suktis” namuose, tad skaitytojams stengiuosi pateikti ne tik įdomių receptų, bet ir naudingų patarimų namų ruošoje.